Allmänna arkivschemat riksarkivet

Är namnet på myndigheten, affärstiden, organisationen och uppgifterna? Finns det ett samband mellan myndighetens ansvar och arkivdokumenten? Är det klart i vilket arkiv makten bevaras? Beskrivs indata för arkivet? Är det tydligt vilka sekretessbestämmelser som täcker arkivet? Är det rapporterat vilka gallringsregler som täcker arkivet? Finns det ett arkiv i arkivlistan i den aktuella arkivlistan?

Rapporteras alla dokument oavsett miljö? Finns det några dokument som saknas och bör läggas till i listan? Är det möjligt att söka efter dokument med arkivlistan? Finns det något innehåll som visar strukturen i arkivserien? Förklaras förkortningar och koder i vanlig text? Gallras hela arkivet enligt reglerna för nuvarande och gallringslösningar?

Finns det korsreferenser mellan serier med nära relationer och när flera serier lagras i samma volym? Finns det flera avsnitt som har samma titel? Det skiljer sig till exempel i år.

Finns det några serier som slutade före det sista året av arkivbildningen eller som började efter början av arkivlärarens år? Ange året. Kommunicerar alla volymer med tid och unika löpnummer? En volym som innehåller samma tidsperiod, åtskilda av en anteckning, till exempel datum eller nummer för handlingen? Audiovisuella åtgärder audiovisuella åtgärder kan vara både analoga och digitala.

Exempel på analoga audiovisuella dokument är fotografier, diabilder, negativ, mikrofilm, analog film, ljud-och videoinspelningar, kassettband, VHS, etc. Organ med inspelningar ska lagras separat från pappersdokument, men med tydliga kopplingar mellan dem. Väljer myndigheten att digitalisera sig först för att samråda med Riksarkivet. Riksarkivet har utfärdat särskilda regler om till exempel analoga ljud-och videoinspelningar på magnetband, åtgärder på mikrofilmer, åtgärder på ritfilmer och reprografisk film.

Finns det ett allmänna tekniskt format som kräver tolkning av speciell teknisk utrustning? Är relevanta metadata dokumenterade? Spara all tillgänglig information, till exempel på gratis anteckningar och fall. Elektroniska dokument. Behandlingen av elektroniska handlingar regleras i Riksarkivets regler. Riksarkivet har gett anvisningar om hur elektroniska handlingar ska dokumenteras arkivschemat de överförs till Riksarkivet.

Det är viktigt att metadata och systemdokumentation bifogas leveransbegäran. Riksarkivets webbplats har dokument med instruktioner om metadataapplikationer och leveransmönster. Riksarkivet tillhandahåller också tekniska medel för att kontrollera leveransen och arkivera uttag för leverans av databaser. Genom dessa program för leveranskontroll och arkivering kan försändelser säkerställa att de grundläggande tekniska villkoren för digitala försändelser till Riksarkivet uppfylls.

Rapporteras alla elektroniska dokument i arkivlistan? Lagringsmedel och märkning för långtidslagring och märkning för långtidslagring måste uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna tekniska krav och certifieringsnämnder. IT-system är delgivning vitt kort lagringsenhet för elektroniska dokument.

Lagringsmedel som arkivlådor och ritningsportföljer bör helt enkelt fyllas med dokument. Om det finns för lite eller för mycket innehåll i arkivrutorna riskerar dokumenten att deformeras eller skadas. Om volymdelningen ändras under korrigeringen måste arkivlistan och volymmärkningen uppdateras. Är alla dokument, oavsett medium och storlek, lagrade arkivschemat lagringsmedel, godkända för långvarig lagring?

Finns det några skadade eller trasiga lagringsmedel? Finns det några arkivbeständiga material? Dokument som mottas vikta eller inverterade i myndighet kan fortsätta att lagras på detta sätt. Vid frekvent användning bör planering övervägas. Konsultera Riksarkivet. Konsolideringen av pappersdokument måste ske i enlighet med de tekniska kraven i Riksarkivets regler och i den utsträckning som är nödvändig för användning och säkerhet av dokument.

Vad ska registreras? Vad som ska registreras vid Karolinska Institutet visas i Karolinska Institutets dokumenthanteringsplan. Alla åtgärder i dagboken klassificeras enligt strukturen i Ci-klassificeringen. Om du inte är säker på vad du ska göra kan du alltid kontakta registratorerna eller universitetsadministrationens arkiv. Vilken information ska ingå i dagboken?

Dagboken måste enligt lag innehålla viss information: datumet då dokumentet mottogs eller ett unikt nummer fastställdes. Det kära barnet har många namn. Dessa är alla termer och betyder samma sak. Diarium är det latinska namnet, varefter ordet utvecklades. Ordet dagbok betyder "dagbok". Dagboken är främst en sökning efter Offentliga handlingar på myndigheterna. Karolinski Institute använder W3D3 electronic diary management system för att registrera sina delade dokument.De skickade dokumenten kan sökas i W3D3 från året.

Vilka språkregler gäller när man för dagbok? Eftersom alla kan förstå uppgifterna i dagboken i praktiken är det viktigt att använda förståeligt språk. Informationen ska vara så mycket på svenska som möjligt. Det ska riksarkivet tydligt och inte innehålla förkortningar. Case påminnelser bör utformas med täthet i åtanke. Ska e-post och fax också registreras?

Det spelar ingen roll i vilket genomsnittligt vanligt brev, e-post, fax som en handling vid Karolinska Institutet. Det är alltid innehållet i dokumentet som avgör om dokumentet delas eller inte, och om det ska registreras. Detta innebär att e-post och fax också kan spelas in. Vad betyder öppnandet av det centrala postkontoret? För att underlätta hanteringen av dagböcker med allmänna handlingar tillämpar Karolinska Institutet en central postöppning.

Försändelser märkta personliga, privata eller liknande är inte öppna och skickas även till vissa funktioner med särskilda uppgifter. För att säkerställa att allmänna handlingar tas om hand och registreras utan dröjsmål strävar vi efter att handläggaren lämnar en fullmakt till registratorn för att öppna en direktreklam som kan antas innehålla handlingar för diarre. När behövs en Servicesedel och hur ska den se ut?

En tjänstesedel bör utvecklas skriftligt och allmänna om du får muntlig information eller via röstmeddelande eller SMS, riksarkivet som lägger till några till saken. En tjänsteanteckning bör också utvecklas när det gäller dokument. Ordlista för arkivet och lagen om registrering av sekventiella handlingar i ärendet. Allmänna dokument " en skriftlig framställning, bild eller post som lagras och antingen tas emot eller sammanställs av myndigheten.

Vanliga dokument är vanligtvis offentliga, men kan ibland klassificeras. Affärsstöd ges också genom att söka efter arkivdokument. Arkivschemat av arkivet visar organisationen av myndighet, arkivansvar och uppgifter samt förändringar i dem som är viktiga ur arkivsynpunkt. Dessutom presenteras viktigare dokument och serier, sekretessbelagda dokument, register och andra hjälpmedel för arkivinsamling samt de principer som ligger till grund för bevarande och gallring.

Arkivhantering, ett företag, en förening, en annan organisationsenhet eller en individ, genom ett företag uppstår ett arkiv. Karolinska Institutets institut, institut och universitetsadministration är enskilda arkiv. Informationen lagras sedan alltid i UF. I det senaste arkivet ska dokument organiseras och listas och ha arkivschemat format som kan läsas över tiden. Arkivlistan upprättar systematiskt en lista över arkivinnehåll.

Dokumenten som ingår i arkivet rapporteras i serien och volymerna av åtgärder och riksarkivet. Ett arkivrum med speciella krav för lagring av arkiv. Den måste godkännas av Riksarkivet. Arkivet är ett redovisningsförsäkringskoncept för att beskriva arkivet och lista arkivet tillsammans. Bevarade dokument som borde förbli för alltid. Uttrycket save, format, som avser de rekommenderade formaten för elektroniska dokument i RA-FS, rapporterar om en delmängd av myndighetens gemensamma dokument.

Dagbok " allmänna handlingar som har lämnats in eller upprättats med myndighet bör registreras utan dröjsmål, såvida det inte är uppenbart att de är av liten betydelse för myndigheternas handlingar eller om de inte kan lagras i en annan ordning. Det kallas dagbok. Dokumenthanteringsplan-DHP vägledning dokument som allmänna hur allmänna handlingar ska hanteras av det tidigare arkivet.

Den kan innehålla information om databärare, dagbokshantering, seriella formationer, arkiv och gallring. E-arkiv är ett tekniskt system som är anpassat för att lagra, underhålla riksarkivet tillhandahålla digitala dokument. Det kallas också ett system för att spara. Allmänna elektroniska dokumentet " inträde för automatiserad behandling i enlighet med de statliga myndigheterna i kapitel 2 har rätt att fatta beslut om gallring för vissa typer av handlingar, förutsatt att detta dokumenteras i ansökningsbesluten.

I KI fungerar dokumenthanteringsplanen som en lösning på det allmänna uttalandet. Balansering av gallring är tiden för flödet innan man beslutar att gallring kan observeras. Hur länge ska lagen sparas. Handlingen av något som kan ge information till publiken. Det beskrivs mer formellt i regleringen av yttrandefrihet när dokument är dokument som läggs till genom en repeterbar process.